Saiba o que é checklist e como usá-la

Saiba o que é checklist e como usá-la

Nem todo mundo sabe o que é checklist, mas essa lista de verificação foi desenvolvida para definir etapas de execução, a fim de realizar alguma tarefa ou alcançar um determinado objetivo.

Considerada uma ferramenta fundamental para muitos profissionais, a lista permite que haja controle sobre o andamento de um projeto através de verificações de rotina do seu conteúdo. Além disso, também é possível definir o nível de prioridade de cada tarefa relacionada.

O checklist pode ser considerado o passo a passo a ser seguido para trazer excelência aos seus processos. Que tal aprender mais sobre ele?

Saber o que é checklist e colocá-la no seu dia a dia vai ajudar você a trabalhar com mais foco.

O que é checklist?

O checklist pode ser considerado um importante instrumento de controle de qualidade, pois atesta que todos os itens foram observados e realizados para chegar naquele determinado resultado final.

A motivação para a criação dessa lista de verificação está na necessidade de desenvolver um mecanismo que permita a redução de erros e garanta a consistência e integridade no cumprimento de uma tarefa. Através do seu uso, as chances de esquecer alguma etapa do processo são mínimas.

Ao criar um checklist, você consegue observar cada ação que precisa realizar para chegar ao destino esperado. Com essa observação é possível aperfeiçoar seus processos, pois conseguirá visualizar excessos ou ausência de tarefas a serem cumpridas.

Além do uso profissional, desenvolver uma lista de verificação é importante até para os seus assuntos pessoais, pois todo grande projeto passa pela execução de pequenas tarefas.

Com o avanço da tecnologia, essa lista foi modernizada e, atualmente existem softwares exclusivos para a criação e follow up de checklists. Alguns dos mais conhecidos do mercado são Trello (gratuito) e Pipedrive (pago), que permitem um acompanhamento minucioso das etapas do serviço, com atribuições de atividades, finalização de tarefas completadas, mensuração das atividades estabelecidas previamente, dentre outras especialidades.

Durante muito tempo, toda essa checagem de itens foi feita mentalmente. Porém, com a enorme quantidade de informações que se tem hoje, depender exclusivamente da memória pode ser uma furada.

Função do checklist

 

Qual é sua função?

O principal objetivo em criar uma lista de verificação é assegurar que todos os processos para a conclusão de um projeto sejam realizados com eficiência, especialmente na hora de fazer o follow up ou dar um feedback para o freelancer contratado para um serviço específico. Além disso, a construção dessa lista tem algumas funcionalidades que precisam ser explicadas:

  • Organização e automação dos processos: com uma lista é possível organizar e estruturar os produtos (ou serviços contratados), acompanhar e controlar o andamento da produção e automatizar as ações possíveis;
  • Resolução de problemas a distância: por meio da padronização dos processos, as tarefas serão executadas da mesma maneira independentemente do lugar em que os funcionários, ou freelancers, estejam. Assim, em caso de eventualidades em locais distantes, basta a revisão do checklist para a resolução de problemas;
  • Redução de erros: por meio de processos definidos é possível reduzir a margem de erros, os re-trabalhos e evitar acidentes de trabalho;
  • Ganho de foco e eficiência: ao visualizar as tarefas as pessoas executam as ações com mais agilidade e conseguem acompanhar a evolução e conclusão dos processos;
  • Padronização: graças a essa lista, os colaboradores conseguem seguir um padrão de fabricação, com criação de produtos semelhantes e boa qualidade. No caso dos freelancers, permite que eles tenham um trabalho mais bem estruturado e, consequentemente, possuam uma entrega mais qualificada (o que é fundamental para um autônomo).

Por falar em padronização, esse é um dos principais ganhos oferecidos pelo checklist. Se há um assunto que traz dor de cabeça é a manutenção da qualidade nos serviços oferecidos.

Quando uma empresa ou profissional consegue garantir a execução de cópias fiéis do produto final, está promovendo a sua identidade. Essa identidade é alcançada por meio da elaboração de checklists, que precisam ser seguidos para chegar ao ponto desejado.

O mesmo vale para serviços executados por freelancers, pois com a criação de uma identidade associada à qualidade do que é contratado, se ganha em reconhecimento profissional (algo essencial para qualquer freelancer que depende muito de uma boa reputação para conseguir projetos atrativos).

Um bom exemplo para ilustrar essa ideia é a receita de bolo. Para o cozinheiro repetir o mesmo sabor, textura e visual de um elogiado produto, precisa seguir corretamente a receita. Qualquer desvio irá afetar o resultado final. Nesse caso, a receita do bolo é o checklist do cozinheiro, pois com ela é possível criar um padrão para ser replicado inúmeras vezes.

Um freelancer de produção de conteúdo, por exemplo, tem em sua lista as tarefas a serem executadas para entregar um bom material ao contratante. Assim como um designer, arquiteto, engenheiro, jornalista, entre outros, também possuem uma série de tarefas para serem cumpridas.

Para elaborar a sua lista de verificação, primeiro você precisa entender o que é checklist, e depois pode seguir alguns passos que irão ajudar a reduzir o seu trabalho. São eles:

  • Uma lista eficiente define de forma clara e objetiva tudo o que precisa ser verificado, a frequência desse controle e quais são os critérios para avaliar se a tarefa foi concluída ou não;
  • O checklist precisa incluir todos os dados que possam ser interessantes para a conclusão das etapas;
  • Você precisa separar um espaço para possíveis observações ou informações adicionais;
  • A lista de verificação pode servir para controle da evolução de uma atividade;
  • O checklist também serve para relatar diariamente o andamento das tarefas e para coleta de dados.

Mas, o que é preciso para começar uma check list?

  • Defina cada item de forma clara e objetiva, assim facilitará o entendimento;
  • Crie categorias para seus itens, porque essa organização permitirá uma melhor visualização e navegação da sua lista;
  • Cada pequena tarefa definida deve ser fácil de entender e realizar;
  • Sempre aperfeiçoe o seu checklist, já que ele precisa ser melhorado e atualizado constantemente.

Se você seguir todos as dicas deste artigo, seus projetos de maior complexidade se tornarão muito mais simples ao analisar a sua lista de verificação.

Uma das principais vantagens do checklist é a possibilidade de coleta de dados para uma futura consulta.

Principais vantagens do checklist

 

Principais vantagens

Provavelmente, já ficou claro o nível de importância para o desenvolvimento de listas de verificação para a execução dos seus processos. Além do mais, elas são responsáveis pelo aumento de produtividade, pois sintetizam quais demandas devem ser cumpridas e ajudam a acelerar a conclusão do trabalho.

Consequentemente, o ganho na produção e a eficácia na execução das tarefas promove mais lucratividade e qualidade do produto final. Muitas das vantagens de realizar esse processo já foram citadas anteriormente. Entretanto, existem pontos de destaque que precisam ser mencionados separadamente.

 

Ajudar a lembrar as atividades

Você por acaso já sofreu um apagão na hora de realizar algum trabalho? Ou sabia o que tinha que fazer, mas esqueceu como? Uma das vantagens da lista é ser lembrado das atividades que necessita fazer naquele momento ou do caminho que precisa percorrer até chegar lá.

 

Verificar ou examinar artigos

Outro ganho importante para quem tem um bom checklist é a possibilidade de analisar a qualidade de cada artigo produzido (no caso de produtores de conteúdo, por exemplo). Desse modo, ao realizar um exame de toda a produção, qualquer erro pode ser percebido e as eventualidades resolvidas em tempo hábil, sem prejuízo para a empresa.

 

Coletar dados para análise futura

Toda a verificação de itens promove a criação de um histórico referente à execução de determinada tarefa. Para desenvolver um robusto processo de padronização do seu produto ou serviço, a análise de informações anteriores é fundamental.

Assim, realizar continuamente o checklist das suas atividades permite a elaboração de um banco de dados de tudo o que já foi feito, como os erros e acertos cometidos, o tempo dispensado para a conclusão de uma tarefa, a assertividade da execução de uma ação, a contribuição de cada item para o resultado final.

Com todos esses dados em mãos, será possível fazer uma profunda análise futura de todo o seu processo de produção.

 

Realização de atividades nas quais é importante que nenhuma etapa seja esquecida

A etapa básica da construção de uma lista de verificação é a definição de itens que precisam ser cumpridos para finalizar a produção. Com isso, cada parte do processo fica disponível para visualização e acompanhamento.

Assim, será possível analisar passo a passo as atividades realizadas e impedir que nenhuma etapa seja esquecida.

Realização de atividades do checklist

 

As tarefas sejam executadas em uma ordem preestabelecida

O registro correto e ordenado de cada etapa necessária para a conclusão de determinada atividade garantirá a assertividade do seu checklist. Ao preparar sua lista, você coloca cada item na ordem em que precisa ser feito para chegar ao produto final, assim seu processo produtivo será mais eficiente.

Agora que você já sabe o conceito de checklist, que tal compartilhar essas informações com outros freelancers ou  colegas? Aproveite também para deixar seu comentário abaixo, sobre experiências que você já teve com alguma check list. Ela realmente foi importante para o serviço executado?

Até a próxima!